Assistant.e de direction du Maire, des élu.es et du DGS (H/F)

Secrétariat du Maire, des élus.es et du DGS :

• Organisation de l’agenda du Maire, en lien étroit avec ses autres collaborateurs.trices dans le cadre de ses autres fonctions, prises de RDV.
• Organisation des réunions à la demande des élus.es du Bureau municipal en concertation avec l’agenda du Maire
• Accueil physique et téléphonique pour le Maire (réception, filtres et transmission des appels) en analysant le degré d’urgence des informations à transmettre,
• Suivi des demandes et réclamations des administrés
• Identifier les sujets sensibles et les priorités, orienter et assurer un suivi des dossiers dans un rôle de veille et d’alerte auprès du Maire et du DGS,
• Rédaction des courriers et courriels sur les sujets sensibles, rédaction des courriers et suivi de la correspondance du Maire,
• Préparation et suivi des réunions du maire : centralisation des notes, dossiers techniques en lien avec les services en vue des RDV du Maire,
• Organisation des réunions des groupes projets, COPIL et COTECH, entre élu.es délégué.es. et services

Gestion du courrier

• Réalise les opérations de réception, de tri et de diffusion et d’affranchissement des courriers papiers
• Coordonne la gestion des courriers papiers et électronique : réception, traitement et envoi

Gestion des instances

• Bureau municipal : préparation des éléments préparatoires, diffusion du compte rendu
• Commissions : planification, diffusion des comptes rendus
• Conseil municipal : préparation du dossier de séance, gestion des opérations de porter à connaissance, rédaction des délibérations et du compte rendu, formalités d’exécution des délibérations et des actes annexes

Cérémonies, réceptions

• Préparation et invitation pour les vœux, les cérémonies officielles et inauguration, accueil des nouveaux arrivants
• Préparation des cérémonies officielles (vœux, inaugurations, cérémonies patriotiques, accueil des nouveaux arrivants)
• Préparation des réunions publiques et réceptions diverses en mairie

• Expérience significative sur ce type de poste
• Autonomie, sens poussé de l’organisation, rigueur et discrétion
• Connaissance de l’environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales, et des communes en particulier
• Aisance rédactionnelle : maîtrise des codes rédactionnels des courriers administratifs, qualité de syntaxe
• Expression orale de qualité
• Maitrise des logiciels bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Qualités relationnelles, travail en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité
• Capacité d’initiative, de résolution de problèmes, d’anticipation